Kalau kamu pernah nyiapin acara—mulai dari pesta ulang tahun, syukuran keluarga, tunangan, seminar kantor, sampai resepsi pernikahan—pasti sadar satu hal: komunikasi dengan vendor itu adalah kunci segalanya.
Bahkan bisa dibilang, komunikasi yang baik = acara berjalan mulus.
Sebaliknya…
Komunikasi yang kurang jelas? Bisa bikin acara yang harusnya bahagia jadi penuh deg-degan.
Misalnya:
– Tenda belum terpasang padahal sudah H-1.
– Meja prasmanan kurang satu.
– Dekor tidak sesuai moodboard.
– Sound system malah “ngik-ngik” pas acara jalan.
– Atau worst-case, vendor salah tanggal! 😭
Semua ini bukan karena vendor tidak profesional, tapi karena ada kesalahan komunikasi di awal. Dan kabarnya… 80% masalah event itu bukan soal peralatan, tapi soal miskom.
Itulah kenapa kamu butuh panduan sakti ini:
Rahasia Sukses Menjalin Komunikasi dengan Vendor, versi Tenda Suwur—ditulis dengan gaya yang santai tapi tetap berisi, biar kamu makin siap menyusun acara tanpa drama.
Siap? Yuk kita mulai!
Kenapa Komunikasi dengan Vendor Itu Penting Banget?
Karena vendor adalah partner perang kamu di hari acara. Mereka yang:
-
memasang tenda,
-
menghias dekor,
-
memasang sound system,
-
menyiapkan kursi,
-
menata panggung,
-
bahkan menyajikan makanan.
Sebagus apa pun konsep acara yang kamu bayangkan, tanpa komunikasi jelas, eksekusinya bisa melenceng jauh.
Komunikasi yang baik bikin vendor:
✔ tahu ekspektasimu
✔ bisa menyesuaikan kebutuhan
✔ menghindari salah paham
✔ bisa bekerja lebih cepat dan tepat
✔ membuat kamu merasa lebih tenang
Kalau komunikasinya buruk?
❌ vendor salah interpretasi
❌ jadwal pasang jadi kacau
❌ dekor meleset
❌ potensi over budget
❌ acara berantakan
Jadi, kalau kamu mau acara berjalan seperti rencana, dimulai dari sini: belajar komunikasi dengan vendor secara benar.
1. Tahu Dulu Apa yang Kamu Mau (Sebelum Mulai Chat Vendor)
Kesalahan yang sering terjadi adalah:
“Chat vendor dulu, baru mikir mau apa.” 😅
Ini bikin pembahasan jadi muter-muter.
Sebelum menghubungi vendor, pastikan kamu sudah menentukan poin-poin dasar:
✔ Tanggal acara
Biar vendor langsung cek ketersediaan.
✔ Lokasi acara
Rumah? Gedung? Lapangan? Perlu atap double? Perlu flooring?
✔ Jenis acara
Pernikahan beda kebutuhannya dengan sunatan atau acara kantor.
✔ Jumlah tamu
Berpengaruh pada ukuran tenda, jumlah kursi, meja, catering, dll.
✔ Tema acara (kalau ada)
Minimal tentukan mood: elegan, mewah, rustic, pastel, tradisional, atau minimalis.
Datang ke vendor dengan informasi lengkap bikin alur diskusi lebih cepat, efisien, dan tidak melelahkan.
2. Tulis Semua yang Kamu Inginkan Secara Detail
Vendor sangat suka klien yang jelas.
Buat daftar kebutuhan secara rapi. Misalnya:
-
Tenda dekor 8x12 meter, warna putih
-
Dekor bunga warna pastel
-
100 kursi + sarung
-
Panggung 4x4 meter
-
Karpet merah
-
1 meja tamu dekor
-
Sound system standar + 2 mic
-
Lampu sorot 6 unit
Semakin lengkap permintaan kamu, semakin kecil kemungkinan vendor salah paham.
Bahkan kalau kamu belum yakin 100%, tidak apa-apa. Yang penting vendor punya gambaran awal.
3. Pakai Moodboard atau Foto Referensi
Ini TRIK EMAS yang jarang dilakukan orang.
Kadang, kamu bilang “Dekor elegan tapi sederhana ya…”
Menurut kamu itu apa? Menurut vendor bisa beda.
Bagi sebagian orang, dekor elegan itu banyak bunga.
Bagi yang lain, dekor elegan itu minimalis.
Makanya pakai foto referensi.
Bisa foto:
-
dari Pinterest,
-
dari Instagram,
-
dari TikTok,
-
atau dari acara teman.
Moodboard membantu vendor menangkap vibes yang kamu mau tanpa perlu jelasin panjang-panjang.
4. Tanyakan Semua Hal yang Kamu Ragu
Kalau masih bingung soal harga, ukuran tenda, jenis dekor, atau peralatan—tanya!
Vendor lebih senang kalau kamu bertanya di awal daripada ribut di akhir.
Pertanyaan umum yang wajib ditanyakan:
❓ Apa yang termasuk dalam paket?
Jangan sampai kamu pikir sudah termasuk lighting, ternyata harus tambah.
❓ Berapa lama pemasangan tenda dan dekor?
Biasanya H-1, tapi tergantung lokasi.
❓ Ada biaya tambahan?
Misalnya:
-
biaya transport,
-
biaya bongkar malam,
-
biaya listrik tambahan,
-
upgrade dekor.
❓ Bisa request warna atau style tertentu?
Biar ngga kecewa saat hari H.
❓ Ada garansi kalau cuaca buruk?
Ini penting untuk acara outdoor.
5. Gunakan Satu Jalur Komunikasi yang Konsisten
Ini yang sering bikin masalah:
Kamu chat lewat WhatsApp, pasangan kamu DM lewat Instagram, panitia telepon.
Akhirnya vendor bingung:
“Yang mana yang harus saya ikuti?”
Solusinya:
✔ Tentukan Satu PIC (Penanggung Jawab)
Nama, nomor WA, dan jabatan (misal: kakak pengantin, EO, atau tuan rumah).
✔ Semua instruksi hanya melalui satu jalur
Biasanya via WhatsApp chat (lebih aman dan bisa dibaca ulang).
✔ Gunakan grup WA untuk acara besar
Bisa diisi oleh:
-
PIC klien
-
Vendor tenda
-
Vendor catering
-
fotografer
-
dekorator
-
MC
-
WO (kalau ada)
Grup membuat semua orang update perkembangan dengan seragam.
6. Minta Rincian Harga Tertulis
Jangan cuma percayaan lisan, karena urusan acara itu sensitif soal budget.
Minta vendor mengirimkan:
✔ Price list
✔ Rincian paket
✔ Item tambahan
✔ Biaya ongkir (jika ada)
✔ Ketentuan DP & pelunasan
Dengan catatan tertulis, semuanya jadi transparan.
Kalau ada kesalahan, lebih mudah dilacak.
7. Gunakan Bahasa yang Sopan Tapi Tegas
Vendor itu manusia juga — mereka akan lebih cepat merespon klien yang sopan.
Tapi sopan saja tidak cukup.
Instruksi juga harus tegas, jelas, dan tidak ambigu.
Contoh salah:
“Kayaknya dekor bunganya dibanyakin ya, tapi terserah sih.”
Vendor bingung: banyaknya seberapa? Ada budget ekstra? Atau cuma saran?
Contoh benar:
“Tolong dekor bunganya ditambah di area panggung, fokus warna putih dan pink pastel. Budget tambahan maksimal 300 ribu.”
Vendor suka klien seperti ini: jelas, profesional, dan enak diajak kerja.
8. Diskusikan Timeline dan Deadline
Timeline penting agar semua kerjaan jalan sesuai rencana.
Minimal bahas:
✔ Jadwal survey lokasi
Biasanya 1–2 minggu sebelum acara.
✔ Jadwal pemasangan tenda dan dekor
Biasanya H-1 atau pagi hari H.
✔ Jadwal teknisi sound datang
Untuk test sound sebelum tamu datang.
✔ Jadwal vendor lain masuk
Misalnya catering atau fotografer.
Kalau semua vendor tahu kapan harus masuk, area acara jadi rapi dan tidak saling mengganggu.
9. Confirm Ulang Semua Hal 2–3 Hari Sebelum Acara
Ini bukan lebay—ini SOP.
Vendor suka klien yang memastikan ulang karena itu meminimalkan risiko miskom.
Checklist konfirmasi:
-
tanggal
-
lokasi lengkap
-
jam pasang
-
ukuran tenda
-
dekor yang dipilih
-
jumlah kursi dan meja
-
tambahan peralatan
-
sisa pembayaran
-
kontak teknisi
Konfirmasi ini biasanya disukai vendor karena membantu menghitung logistik dan memastikan kesiapan tim.
10. Bangun Hubungan Baik—Jangan Hanya Transaksi
Hubungan baik dengan vendor itu adalah investasi jangka panjang.
Keuntungannya:
✨ kamu bisa dapat harga spesial
✨ bisa dapat bonus dekor tambahan
✨ dapat prioritas tanggal
✨ proses komunikasi lebih cepat
✨ vendor lebih maksimal karena mereka nyaman bekerja denganmu
Tidak perlu lebay.
Cukup:
-
komunikasi baik,
-
respon ramah,
-
tepat waktu bayar,
-
dan kasih feedback setelah acara.
Kalau cocok, vendor juga akan kasih kamu pelayanan ekstra di job berikutnya.
11. Jangan Menyimpan Unek-Unek—Sampaikan Dengan Baik
Kalau ada hal yang mengganggu, sampaikan.
Vendor lebih suka kamu bicara daripada memendam.
Contoh penyampaian yang baik:
❌ “Dekornya kok jelek ya?”
✔ “Untuk area A, bisa diperkuat lagi bunga putihnya? Biar lebih sesuai moodboard.”
Kuncinya adalah:
kritik dengan solusi.
Vendor menghargai itu.
12. Dokumentasikan Semua Perubahan
Kadang kamu minta tambahan kursi, perubahan jam pasang, atau modifikasi tenda.
Pastikan semua disimpan dalam:
-
chat,
-
voice note,
-
atau email.
Dokumentasi penting untuk:
✔ referensi saat invoice keluar
✔ mencegah salah paham
✔ membantu vendor menyiapkan perlengkapan
✔ memastikan semua sesuai permintaanmu
13. Percayakan Vendor Mengambil Keputusan Teknis
Ada hal-hal yang lebih baik diserahkan kepada vendor, terutama teknis seperti:
-
posisi tiang tenda,
-
struktur rangka,
-
jumlah blower / kipas,
-
penempatan lampu,
-
ketinggian panggung.
Vendor jauh lebih berpengalaman.
Tugasmu hanya menyampaikan preferensi estetiknya, bukan teknis keamanannya.
14. Selalu Siapkan Plan B
Bahkan vendor paling profesional pun tidak bisa mengontrol cuaca.
Diskusikan opsi cadangan seperti:
-
tenda dengan kain double
-
tambahan tirai samping
-
pengaman rangka jika angin kencang
-
opsi dekor yang cocok di indoor maupun outdoor
-
alternatif lokasi panggung
Plan B bikin kamu lebih tenang.
15. Berikan Feedback Setelah Acara
Ini penting jika kamu ingin hubungan jangka panjang dengan vendor.
Sampaikan:
✔ hal yang kamu suka
✔ hal yang perlu ditingkatkan
✔ dokumentasi foto sebagai portofolio vendor
✔ ucapan terima kasih
Vendor akan sangat menghargai itu—dan mereka akan mengingat kamu sebagai klien yang menyenangkan.
Komunikasi Itu Fondasi Utama Acara yang Sukses
Tidak peduli seberapa mewah acara kamu, seberapa besar anggaran, atau seberapa keren konsep yang kamu inginkan—semuanya bisa gagal kalau komunikasi dengan vendor kacau.
Tapi dengan mengikuti langkah-langkah di atas:
tahu apa yang kamu mau
kirim detail jelas
pakai moodboard
tanya semua hal
tentukan PIC
minta rincian harga
gunakan bahasa yang sopan tapi tegas
confirm ulang
bangun hubungan baik
…acara kamu akan lebih siap, lebih lancar, dan jauh dari drama yang tidak perlu.
Dan vendor pun akan bekerja lebih maksimal, karena mereka merasa dihargai dan dipahami.
Kalau kamu butuh vendor tenda, dekor, sound system, lighting, kursi, meja, panggung, sampai WO, Tenda Suwur selalu siap mendampingi.
Dan tentu saja, komunikasi kita akan selalu jelas, cepat, dan profesional.
